Ein großer Organisationsprozess

Ab 2022 müssen Bund, Länder und Kommunen Verwaltungsleistungen digital anbieten. Dies schreibt das 2017 erlassene Online-Zugangsgesetz (OZG) vor. Bei der Stadt Norderney arbeiten derzeit Fachbereichsleiter Andreas Goldberg, André Wohlfahrt und Julia Dreesch maßgeblich an der Umsetzung. „Die Umstellung auf ein „digitales Rathaus“ ist vor allem eines: ein großer Organisationsprozess“, sagt Goldberg.
Die Umsetzung des OZG beinhaltet nicht nur das Angebot von digitalen Formularen, sondern einen vollständigen Prozess – vom Bedarf über die Antragstellung bis hin zur möglicherweise notwendigen Online-Bezahlung, erklärt Goldberg und ergänzt: „Es ist vergleichbar mit einem „Verwaltungsleistungen-Online-Shop“.
Darüber hinaus bedeutet eine solche Veränderung auch komplett neue Anforderungen an die kommunalen Verwaltungen in ihrer praktischen Arbeit und deren Abläufen.
Die organisatorische Herausforderung besteht darin, die Prozesse in der Verwaltung darauf vorzubereiten, die virtuellen Verwaltungsleistungen flüssig und elektronisch zu bearbeiten, erklärt der Fachbereichsleiter die Herausforderung der Umsetzung des OZG.
Für die Bürgerinnen und Bürger wird es eine Identifikationsnummer (ID) geben, ähnlich wie bei der Steuer. Dazu hat der Bundesrat erst vor kurzem das Registermodernisierungsgesetz (RMG) verabschiedet. Mit der ID wird die Beantragung von Verwaltungsleistungen für den Nutzer erleichtert und die Bearbeitungszeit innerhalb der Verwaltung deutlich verkürzt.

Keine gemeinsame Lösung

Beim Landkreis Aurich gibt es seit 2018 eine Arbeitsgruppe, in der sich die Teilnehmer konstruktiv und fachliche austauschen, um so mögliche Synergien an den richtigen Stellen zu nutzen. In dieser Arbeitsgruppe sind die drei Stadtmitarbeiter von Anfang an eingebunden, so Goldberg.
Da aber eine große gemeinsame Lösung nicht möglich sei, bringe sich der Landkreis insbesondere koordinativ ein, etwa was Verhandlungen von Rahmenverträgen für Software angehe.
Die Stadt Norderney erhält zudem weitere Unterstützung durch ein Systemhaus aus Niedersachsen, welches strategisch berät.

Nächste Schritte

Die nächsten großen Schritte sind die notwendige Veränderung des stadtinternen Dokumentenmanagementsystems, die Umsetzung der voll virtualisierten elektronischen Rechnungslegung und die Umsetzung einer Portallösung für das OZG, erläutert Goldberg die anstehenden Arbeiten. „Ein Onlineangebot werden wir, auch wenn sich auf dem Weg noch viele Hürden befinden, bis Ende 2022 fristgerecht realisiert haben. Die innere Umgestaltung der Verwaltung wird uns jedoch noch einige Jahre länger befassen“, ist sich der Fachbereichsleiter sicher.